eplas.HR ProcessMaster

Die riesen Herausforderung, Standardprozesse einzuhalten

Die Einhaltung von Standardprozessen ist stets eine große Herausforderung, denn physische Prozessbeschreibungen sind zwar häufig vorhanden, werden aber in der Regel operativ selten zur Hand genommen. Mit viel Engagement wurden diese einst erstellt und liegen nun veraltet im Ordner oder tummeln sich auf dem Laufwerk. So arbeitet jede Sachbearbeitung ein bisschen wie man von Kolleg*innen eingearbeitet wurde oder wie man es für das Beste hält. Dies führt zu verschiedenen Service Levels, unterschiedlichen Standardprozessen und, noch schlimmer, zu einer schlechten Datenqualität, die ein Reporting obsolet machen und die Glaubwürdigkeit der Personalabteilung im Hinblick auf einen professionelle Zahlenlieferanten in Frage stellt.

Prozesswissen endlich transparent machen!

Doch die veralteten, nicht genutzten Prozessbeschreibungen führen nicht nur zu Fehlern im Ablaufprozess, sondern auch zu einer Intransparenz bei den Prozessbeteiligten selbst. Jede Rolle kennt insofern nur ihre Teilaufgaben – nämlich die Aufgaben, bei denen sie eingebunden ist – sieht aber nicht mehr den Gesamtprozess. Das Woher und Warum ist verborgen. Ein Verständnis für den detaillierten Gesamtprozess kann sich unter diesen Umständen nur schwer entwickeln und Prozessoptimierungen werden gehemmt, da die Kenntnis wer macht eigentlich was konkret vor und nach mir im Nebel liegt.

Hinzu kommt, dass Einarbeitungen neuer Kolleg*innen durch veraltete oder nicht genutzte, detaillierte Prozessbeschreibungen erschwert und Change-Prozesse im Hinblick auf Aufgabenveränderungen / -verlagerungen behindert werden.

Einheitliche Prozesse qualitativ sicherzustellen scheint insbesondere bei kleinsten Anpassungen von Arbeitsschritten schwierig, bedarf es doch der neuen Vorgabe, der Schulung / Information der Beteiligten und der QS-Kontrolle, dass diese Änderungen künftig übernommen werden. Ändert sich beispielsweise eine Zulage für eine definierte Zielgruppe ab einem konkreten Zeitpunkt, so gilt es sicherzustellen, dass dies künftig alle Sachbearbeitungen auch anwenden.

Was für eine Herausforderung!

Kommunikation im Prozessverlauf

Die Personalabteilung lebt durch ihre Kunden – die Führungskräfte und die Mitarbeitenden. Täglich werden Vorgänge von Personalreferenten an Sachbearbeitungen weitergeleitet, permanent erfolgen Rückfragen zu Führungskräften und Mitarbeitenden, um Aufgaben zu konkretisieren und Informationen einzufordern.

Die komplette Kommunikation erfolgt in der Regel unstrukturiert via E-Mail. Kein Wunder, dass man da den Überblick verlieren kann oder Vorgänge aus dem Stress heraus halbfertig übermittelt werden. Die klärenden Rückfragen seitens der Sachbearbeitung sind allerdings nicht nur effizienzmindernd, sondern auch emotional sehr belastend. Dies führt dann automatisch zu Störgefühlen unterschiedlicher HR-Rollen, aber auch zu Störgefühlen Kunden gegenüber, die dann eher nerven, als dass man sich auf den Anruf freut.

Multipliziert man in dieses Gefüge jetzt noch eine Vertretungsmöglichkeit, so scheint es für die Vertretung kaum möglich zu erkennen, welche Arbeitsschritte bereits erledigt wurden und ob bzw. wo die Rückfragen zu dem offenen Vorgang sind. Dies führt automatisch zu Prozessverzögerungen und damit auch zum Unmut der Kunden.

Arbeitsorganisation effizient gestalten

Wer den Überblick behalten möchte, organisiert sich aufwändig mit Outlook Wiedervorlagen, Wiedervorlage-Ordnern oder manuellen Checklisten, die beim Vorgang physisch liegen. Ein mobiles Arbeiten wird damit schwierig, denn Vorgänge müssen sonst auch ins Home-Office bewegt werden. Alternativ werden Checklisten in Word erstellt und auf dem Laufwerk abgespeichert. Mit jedem Erledigungsschritt wird diese wieder geöffnet und ein Teil abgehakt. Nicht nur, dass die Einhaltung der Prozessschritte somit schwierig zu gewährleisten ist, wenn da viele Checklisten auf dem Laufwerk liegen, es ist auch extrem zeitaufwändig.

Viele Sachbearbeitungen organisieren sich aktuell im eigenen Outlook mit so vielen Unterordnern, dass das permanente Sichten der Unterordner auf offene Aufgaben zur Frühstücksroutine geworden ist.
Ganz zu schweigen davon, dass die Outlook-Postfächer in der Regel für Vertretungen nicht einsehbar und noch weniger datenschutzkonform sind.

Die gefühlte Abhängigkeit von Experten mit Kopfwissen kippt die Balance der vertrauensvollen Zusammenarbeit. Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels erzeugen nicht-vertretungssichere Prozesse einen enormen Druck. Wer beherrscht die Komplexität noch?

Angst vor Ausfällen durch Überlastung oder Krankheit gehen einher mit Sorgen von Urlaubsabwesenheiten, die Prozesse schlichtweg zum Erliegen bringen.

Komplexität unter Kontrolle !

Mithilfe eines Systems die Komplexität wieder in den Griff zu bekommen und somit Vertretungssicherheiten entspannt ermöglichen, wäre eine feine Sache.

Digitale Vorgangschecklisten könnten komplette Ablaufprozesse beinhalten, die systemübergreifend nutzbar wären. So ist der komplette Prozess abgebildet und alle Beteiligten erhalten Zugriff über eine zentrale Plattform. Egal ob es sich im Rahmen eines Eintritts über Vertragsvorgaben oder um Systemhinterlegungen in der Zeitwirtschaft handelt. Auch Prozessvarianten je Zielgruppe könnten abgebildet werden.

Jeder wüsste wie der ganze Prozess erfolgt. Auch Vertreter. Und Prozessveränderungen wären mit jedem neuen Vorgang sofort Transparenz und wirksam, weil man nur das Template ändern musste.

Die eigene Arbeitsplatzorganisation wäre optimiert, denn alle Informationen und Wiedervorlagen wären zentral an einer Stelle. Keine Doppelarbeiten mehr, nur damit man Vorgänge und Aufgaben nicht übersieht. Ein strukturiertes, effizientes, datenschutzkonformes Arbeiten wäre möglich. Das würde die Zusammenarbeit aller Beteiligten positiv beeinflussen und durch digitale Vorgangs-Checklisten würde ein mobiles Arbeiten mehr Spaß machen.

... mit dem eplas.HR ProcessMaster !

Der eplas.HR ProcessMaster bietet die Möglichkeit, Ablaufprozesse digital darzustellen, um Prozesse in Form von Vorgängen abzuarbeiten. Mithilfe dieser Prozess-Templates werden Sachbearbeitende bei der täglichen Arbeit Schritt für Schritt geguided, so dass Standards eingehalten werden und die hohe Komplexität aufgrund unterschiedlicher Zielgruppen und Ansprüchen greifbar wird.

Vertretungen werden somit einfacher. Einarbeitungen beschleunigen sich, denn im Vorgang steht genau, was man machen muss.

Prozessveränderungen werden einfacher, denn durch die Änderung des Templates wissen alle Beteiligte über neue bzw. geänderte Arbeitsschritte sofort Bescheid.

Der eplas.HR ProcessMaster vereint alles in einem Vorgang. Arbeitet systemübergreifend, koordiniert und bündelt Aufgaben, beteiligt Dritte und kommuniziert datenschutzkonform.

Durch die vorgegebenen Prozesse wird die Zusammenarbeit erleichtert und Rückfragen reduzieren sich. Vorgänge werden nicht mehr lieblos per E-Mail übermittelt, sondern erfolgen in einem klaren strukturierten Rahmen.

Als effizientes Tool schafft der eplas.HR ProcessMaster stets die Transparenz über den aktuellen Stand des Vorgangs bzw. aller Vorgänge.

Vorteile für meinen Personalbereich

  • Komfortables mobiles Arbeiten
  • Transparenz über die eigenen Vorgänge und offenen Aufgaben
  • Qualitätssichere Ablaufprozesse bis hin zum 4-Augen-Prinzip
  • Transparenz der Vorgänge für die Leitung, aber auch für die Vertretung
  • Datenschutzkonformes gemeinsames Arbeiten (Informationsaustausch unter Kolleg:innen, Rückfragen bei Mitarbeitenden, Führungskräften oder Sachbearbeitenden)

Endlich gelebte Prozessbeschreibungen

Digitale Checklisten lösen die alt bekannten Prozessbeschreibungen ab und sichern einen qualitativen Ablaufprozess.

  • Sicherheit für die Sachbearbeitung in Form klarer Aufgabenstellungen auf der Checkliste
  • Reibungslose Einarbeitung und Vertretung
  • Sicherstellung der Einhaltung von Prozessen
  • Transparenz der Vorgänge auch als Teamleitung

Rasche Implementierung

HR|next verfolgt den Best-Practice-Ansatz und beschleunigt die Implementierung. eplas.HR bietet nicht nur die technologische Möglichkeit dieser Checklisten, sondern liefert die wichtigsten Checklisten als Template im System mit. Komplexe Prozesse wie Eintritt, Austritt, Vertragsveränderungen sind mit über 100 Aufgaben als Checkliste hinterlegt.

Mithilfe einer Schulung können diese Checklisten auch eigenständig ohne Berater kundenspezifisch angepasst werden.

Der eplas.HR ProcessMaster bietet mehr als nur Punkte zum Abhaken:

  • Integrierte Wiedervorlagen mit einem Dashboard aller offenen Aufgaben
  • Datenschutzkonforme Rückfragen an Kolleg:innen, Mitarbeitende oder Führungskräfte
  • E-Mail-Versand aus dem System heraus zur Information Dritter
  • Dokumentenerzeugung

Wo kann ich mehr darüber erfahren?

Gerne klären wir in einem persönlichen Gespräch, wie die
Digitalisierung Ihrer Prozesse mit eplas.HR aussehen kann.