eplas.HR TaskMaster
Anfragen von Mitarbeitenden und Führungskräften
In den meisten Unternehmen erfolgen HR-Anfragen in der Regel per E-Mail oder telefonisch bei der zuständigen Sachbearbeitung. Dies beeinträchtigt nicht nur die Effizienz, weil durch die telefonische Störung und das „wieder in den vorherigen Auftrag eindenken“ wertvolle Arbeitszeit verloren geht, sondern auch für zusätzlichen Stress beim Sachbearbeitenden sorgt.
Davon ausgeschlossen sind auch nicht die E-Mail-Anfragen. Denn die bleiben nicht ungesehen, während gerade die eine Anfrage beantwortet, oder bei Kolleg*innen per E-Mail eine Rückfrage platziert wird. So wird stündlich neu priorisiert, von gelesen auf ungelesen geändert, von einem Outlook-Ordner in den anderen verschoben, gedownloaded, geuploaded, sortiert und umstrukturiert, um ja keine Anfrage zu übersehen.
Das Gefühl der Überlastung steigt mit dem Druck, nichts vergessen zu dürfen und es allen recht zu machen. Doch mit diesem Druck steigt auch das Ausfallrisiko und somit die Belastung aufgrund von zusätzlichen Vertretungen. Wo doch bereits heute Sachbearbeitende äußern, nur mit schlechtem Gewissen in den Urlaub zu gehen.
Beschwerden sind nie proaktiv, sondern fallen gefühlt spontan vom Himmel und in der Regel zum ungünstigsten Zeitpunkt. Bemängelt werden niedrige Reaktionsgeschwindigkeiten und mangelnde Transparenz. Das bekannte „schwarze Loch“ der Personalabteilung.
Häufig ist die Personalabteilung dabei gar nicht der Übeltäter der Verzögerung, denn durch Rückfragen hat sich der Vorgang womöglich verzögert. Aber wer sich rechtfertigt, klagt sich an, heißt es. Wie schön wäre es, da proaktiv handeln zu können.
Ein System zu haben, das Ordnung und Struktur regelt, Anfragen von Mitarbeitenden und Führungskräften managed und die Transparenz der Vorgänge schafft, würde dem HR-Team viel Druck nehmen und zurück in ein entspannteres Arbeiten führen, ohne die Kapazitäten zu erhöhen.
Spitzenbelastungen von einzelnen Mitarbeitenden werden flexibel delegierbar (spontane Anfragenübernahme einzelner Vorgänge), Sprechzeiten können eingeführt werden durch Front- und Backoffice mit Unterstützung eines qualifizierten Tools. Somit können Experten entlastet werden, Vertretungen sind wieder realisierbar und niemand muss mit einem Bauchgrimmen in den Urlaub fahren.
HR|next hat mit dem eplas.HR TaskMaster ein System etabliert, das die Vorgänge digitalisiert und die Kommunikation integriert. Der eplas.HR TaskMaster beinhaltet:
- Eine zentrale Plattform für HR-Anfragen und Prozessen
- Ein Dashboard als Übersicht aller Vorgänge mit dem jeweiligen Status
- Die Transparenz aller Vorgänge und somit auch eine Vertretungssicherheit
- Die datenschutzkonforme Kommunikation und Bearbeitung in einem geschlossenen System
- Aufgaben, Wiedervorlagen, E-Mails und Dokumente sind möglich
- Eine rasche Implementierung
- Ein attraktives Preismodell
Einbindung von Mitarbeitenden und Führungskräften
Self-Services von Mitarbeitenden und Führungskräften sind möglich, um Daten einzusammeln und an Drittsysteme wie Entgelt, Personalmanagement oder Zeitwirtschaft etc. weiterzuleiten.
Beispielsweise erfassen Mitarbeitende Daten der e-AU, die per Schnittstelle an das Abrechnungssystem übermittelt werden.
Integration von externen Dienstleistern - auch für BPO
Outsourcing von Prozessen wie beispielsweise der Entgeltabrechnung mit datenschutzkonformen Prozessen?
Kein Problem. Über den eplas.HR TaskMaster können Vorgänge an externe Partner übermittelt werden mit automatisierter Archivierung in der kundenspezifischen Personalakte.
Lassen Sie sich inspirieren.
