Tipps von HRnext für Sie
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht unserer Tipps. Zum Lesen einfach auf die graue Fläche klicken.
(Inhouse-)Seminarabsagen in letzter Minute …
(Inhouse-)Seminarabsagen in letzter Minute …
Je digitalisierter der Prozess, desto höher die Ablaufgeschwindigkeit. Das gilt auch für Workflows im Bereich des Seminarmanagements. Mit wenigen Klicks ist eine Seminarteilnahme-Zusage wieder storniert bzw. eine -Absage aus plötzlichen Umständen auf den Weg gebracht. Nur wie kann HR mit dieser Situation am besten umgehen? Wie optimal reagieren? Zunächst einmal sollten selbstverständlich alle Stornierungen / Rücktritte von Inhouse-Veranstaltungen akzeptiert und durchgeführt werden, die vor einer bekanntgegebenen Rücktrittsfrist erfolgen und damit von Seiten HRs ebenfalls kostenfrei gegenüber den Dienstleistern storniert werden können (z.B.: Abmeldung eines Teilnehmers beim Trainer / Institut oder Rücktritt von einer Hotelzimmerreservierung für einen Teilnehmer). Bei überbuchten Seminaren kann darüber hinaus der Seminarplatz einfach über die Nachrückerliste besetzt werden. Liegt jedoch keine Seminarüberbuchung vor und erfolgt die Stornierung bzw. der Rücktritt nach der Rücktrittsfrist, dann sollten die Seminarkosten für die Inhouse-Veranstaltung der anmeldenden Abteilung trotzdem in Rechnung gestellt werden. Der frei gewordene Seminarplatz sollte zudem zur kostenlosen Last-Minute-Besetzung abteilungsübergreifend angeboten werden, es sei denn, die anmeldende Abteilung schickt bzw. benennt einen Ersatzteilnehmer für die ausfallende Person. Ziel des Prozesses muss sein, dass die buchende Abteilung verantwortungsvoll mit den in Anspruch genommenen Ressourcen umgeht. Die Rücktrittsregelungen sollten für alle klar ersichtlich auf der Seminaranmeldebestätigung ausgewiesen werden.Transferkostenstellen
Transferkostenstellen
Gewöhnlich werden Rechnungen der Personalbeschaffung (z.B. für Anzeigenschaltungen, für Personalberater, für Bewerberreisekosten etc.) sowie auch Rechnungen für die Fort- & Weiterbildung (Trainerkosten, Hotelkosten, etc.) entweder manuell kontiert und zum Teil mühsam auf unterschiedliche Kostenstellen geschlüsselt oder über modernere Workflow-Verfahren im Dokumentenmanagementsystem geroutet, hier aber ebenso aufwändig auf die Kostenstellen aufgeschlüsselt und gebucht. Bei solch komplexen Kontierungen entstehen nicht selten Fehler (z.B. falsche Kostenstellen hinterlegt), die dann im Nachgang weitere Umbuchungen erforderlich machen. Besser klappt es, wenn die Personalabteilung über Transferkostenstellen verfügt. Dabei werden alle Rechnungen pauschal auf das Konto Recruiting-Transfer bzw. Seminar-Transfer gebucht. Eine Aufschlüsselung auf die zu belastenden Kostenstellen der Fachabteilungen entfällt. Allerdings werden alle Kosten im HR-System erfasst. Bezüglich der Beschaffung im Modul Bewerbermanagement bei der vakanten Stelle und im Rahmen von Seminaren bei der jeweiligen Seminarveranstaltung. So lassen sich später die Kosten pro Stelle bzw. die Kosten pro Seminar ermitteln. Monatlich erfolgen Auswertungen über die im HR-System erfassten Kosten: im Bereich Recruiting z.B. erfasste Kosten der jeweiligen Stellen pro Monat. Da die Stellen mit einer Kostenstelle der Fachabteilung im System hinterlegt sind, zeigt die Auswertung nun die Kosten, die auf die jeweiligen Fachbereichskostenstellen umgebucht werden müssen. Bei den Seminaren ist pro Seminar jeweils eine fixe Teilnehmergebühr hinterlegt (= Gesamtkosten geteilt durch Mindestteilnehmerzahl). So lässt sich auch hier der entsprechende Verrechnungsbetrag abfragen: welche abgeschlossenen Seminar mit welchen Teilnehmern von welcher Kostenstelle sowie mit dem entsprechenden Verrechnungspreis. Diese Kosten können dann ebenfalls dem Fachbereich weiterbelastet werden. Solche Systemabfragen lassen sich automatisieren und monatlich in das Fibu-System hochladen.Bestätigung / Vertrag auf Antrag
Bestätigung / Vertrag auf Antrag
Im Personalwesen existieren, wie in Verwaltungsbereichen im allgemeinen, zahlreiche Schreiben, darunter typischerweise Anträge und gesonderte Eingangs- bzw. Vertragsbestätigungen. Natürlich lässt sich mittels moderner Dokumentenerzeugungssysteme die Erstellung von Schreiben weitgehend automatisieren, allerdings könnte man auch im Vorfeld auf Schreibenarten und damit auf nicht unerheblichen zusätzlichen Erstellungsaufwand verzichten, in dem man das Antragsschreiben (Formular) entsprechend erweitert und für Bestätigungszwecke gleich mit nutzt. So kann z.B. das Formular für die Mitteilung (Beantragung) einer Nebenbeschäftigung derart gestaltet werden, dass die Genehmigungsunterschriften vom Vorgesetzten und vom Personalbereich direkt auf dem Antragsformular unterhalb erfolgen. Der Mitarbeiter erhält in diesem Fall das unterschriebene Original zurück (der Personalbereich behält eine Kopie ein) und somit ist kein Zusatzschreiben (zur Mitteilung) mehr erforderlich. Analoges gilt für Fälle von Arbeitszeitänderungsanträgen etc.Die gute alte Access-Datenbank …
Die gute alte Access-Datenbank …
Es gibt kaum einen Personalbereich, in dem sie nicht zum Einsatz gekommen ist: die Access-Datenbank von Microsoft. Für manch schnelle und kostengünstige Zwischenlösung liebäugelt auch heute noch der ein oder andere mit dieser individuellen und simplen Lösung. Wer mit dem Gedanken spielt, sollte aber nicht die Nachteile vergessen, die sich meist auf Grund einer fehlenden Dokumentation und diversen Programmierern im Nutzungsverlauf ergeben. Heute ist man deutlich besser beraten eine kleine CRM-Lösung für solche Zwecke auszuwählen: die Masken und Felder lassen sich schnell auf die eigenen Bedürfnisse anpassen, Zusatzfelder sind ebenfalls massenweise vorhanden, ebenso wie umfangreiche Grundfunktionalitäten (insbesondere auch Auswertungsgeneratoren und Serienbrief(/mail)anbindung) – Programmier- oder SQL-Kenntnisse sind hierbei im Gegensatz zur Access-Datenbank nicht erforderlich (Baukastensystem).Digitale Führung
Digitale Führung
Wir haben in unseren PPP-Tipps bereits unternehmensweite Feedback-Systeme und deren Nutzen insbesondere auch im Rahmen von Veränderungsprozessen behandelt, u.a. in 07/2016: 15Five oder 01/2015: Stimmungsbarometer. Die französische Cloud-Lösung Zest, die durch den deutschen Partner p-manent (bekannt u.a. als Vertriebs- und Integrationspartner für Persis) unterstützt wird, widmet sich dem Thema auf einer tieferen Ebene: digitale Feedback-Systeme zur Führung und zur Team-Steuerung. Für eine effektive situative Führung ist Feedback ein wesentlicher Faktor, zudem möchten engagierte Mitarbeiter informiert und wo möglich an Entscheidungsprozessen beteiligt werden. Zest bietet hier eine Team-Informationsplattform, kann Stimmungen und Engagement nicht zuletzt auch durch Kurzumfragen messen und macht Feedback, Ideenmanagement sowie Wertevermittlung möglich. Über ein Dashboard erhält die Führungskraft schließlich alle Informationen zur Team-Steuerung auf einen Blick.Variable Prozesssteuerung (ESS / MSS)
Variable Prozesssteuerung (ESS / MSS)
P&I hat für seine HCM-Lösung ein neues Modul zur variablen Prozesssteuerung auf den Markt gebracht, mit dem sich ESS (Employee Self Services) und MSS (Manager Self Services) für den Personalbereich abbilden lassen. Mit einer leistungsstarken Prozess-Engine und einer zuverlässigen rollenbasierten Zugriffs- und Berechtigungsverwaltung ausgestattet können damit die unterschiedlichsten Workflows realisiert werden. Diverse Muster-Projekte bestehen bereits, so z.B. die Abwicklung eines Antrags auf Zahlung Vermögenswirksamer Leistungen, die Abwicklung von Auszahlungen für Überstunden, die Änderung der Arbeitszeit, die Änderung der persönlichen Daten, die Bekanntgabe Mutterschutz oder die Bekanntgabe Gewährung von Sonderzahlungen. Nach erfolgter Modul-Implementierung können Big Data-Nutzer die weit mehr als 30 Musterworkflows per Click & Run für sich nutzen.Cross Mentoring
Cross Mentoring
Und noch eine Art des Mentorings: Beim Cross Mentoring unterstützen Mentoren ihre Mentees unternehmensübergreifend, sozusagen auf Grund der gleichen Peer-Group-Zugehörigkeit. Solche Konzepte bieten sich für Nachwuchskräfte in Sonderpositionen an, für die kaum ein interner Mentor fachlich zur Verfügung steht. Zur Zeit ist Cross Mentoring z.B. bei weiblichen Führungskräften weiter verbreitet. Es kann sich aber auch aus einem Facharbeitskreis, wie beispielsweise aus einem Personalleiterkreis, ergeben. Cross Mentoring wird häufig über IHKs angeboten, die als übergeordnete Koordinatoren fungieren.Home Office
Home Office
Es gibt kaum ein Thema, das so kontrovers diskutiert wird, wie das Thema Home Office. Die einen sind gerade dabei ihre „unproduktive“ Belegschaft wieder ins Unternehmen zurückzubeordern, während andere ihren Mitarbeitern gerade das Home Office anbieten. Mit Blick in die Zukunft sprechen einige Umstände für das Home Office: so z.B. Verkehrssituationen oder die Flexibilisierung von Arbeitszeiten und von Büroräumlichkeiten. Dank moderner IT-Infrastruktur und Cloud-Lösungen ist der Arbeitsplatz auch daheim schnell passend ausgestattet. Verbleibt noch die Frage der Selbstdisziplin. Der Management-Professor John Sulivan von der San Francisco State University hat das Thema Home Office so auf den Punkt gebracht: “Wenn Sie Innovation wollen, dann brauchen Sie Interaktion mit anderen – wenn Sie Produktivität wollen, dann sollten sie die Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten lassen.” Bei letzterem machen klare Zielvorgaben (und -kontrollen) auf alle Fälle Sinn.Variable Prozesssteuerung (ESS / MSS)